14 Rabiul-Awal 1443  |  Kamis 21 Oktober 2021

basmalah.png

Keterampilan Kelola Pekerjaan Untuk Hasil Maksimal

http://blogs.law.columbia.edu/genderandsexualitylawblog/files/2009/01/rosie1.jpg

Suaramedia.com - Sejatinya, setiap individu adalah manager. Paling tidak, manager untuk diri sendiri. Dalam urusan pekerjaan, misalnya, sebagai "manager" Anda harus tahu faktor-faktor apa saja yang harus dilakukan untuk mengelola pekerjaan Anda agar hasilnya maksimal. Baik buruknya pengelolaan Anda terhadap pekerjaan, bawahan, dan atasan, sama besarnya dengan bagaimana Anda mencapai tujuan dan tercapainya tujuan pribadi Anda.

Berikut ini beberapa keterampilan yang harus dimiliki untuk membantu Anda mengelola pekerjaan.

1: Komunikasi jelas dan hati-hati
Komunikasi memegang peranan penting pada setiap kegiatan pengelolaan, dan merupakan komponen dasar dari keberhasilan. Jarang ada seorang manager yang sukses bila tidak memiliki cara berkomunikasi yang baik. Dan biasanya kegagalan seorang manager juga disebabkan oleh masalah berkomunikasi.

Cara Anda berbicara tidak hanya memperlihatkan Anda sebagai seorang individu, tetapi juga mengatasnamakan perusahaan. Bila Anda berbicara secara obyektif, positif dan mendukung, maka Anda menciptakan suasana yang obyektif, positif, dan penuh dukungan. Bila Anda menguasai keterampilan ini berarti Anda dapat menghilangkan masalah interpersonal dan Anda dapat menciptakan budaya yang terbaik pada komunitas.

2: Beri informasi yang tepat
Sebagai seorang "manager", Anda merupakan seorang penghubung jaringan data perusahaan. Anda memberikan informasi dari satu titik ke titik yang lain dan menyaring isi informasi secara tepat.

Komunikasi merupakan sistem penghubung dari perusahaan dan Andalah yang bertanggungjawab atas proses kelancarannya. Suksesnya Anda berarti suksesnya tim kerja Anda. Begitu pula bagaimana pandangan pimpinan perusahaan terhadap tim kerja Anda. Misalnya:

* Bila Anda memberikan informasi kepada tim kerja Anda tentang pedoman perusahaan atau informasi industri, Anda memperlihatkan kepada mereka pengertian dalam garis besar yang dapat membantu memotivasi mereka untuk mencapai sasaran dan membantu mereka untuk membuat keputusan sesuai yang informasi diberikan.

* Bila Anda melaporkan tim kerja Anda kepada pimpinan perusahaan tentang kontribusi dan kebutuhan mereka, Anda mempromosikan nilai tim kerja Anda dan memberitahukan sumber-sumber yang diperlukan untuk kelancaran pekerjaan mereka

* Bila Anda mengabarkan berita tentang keberhasilan dan kebutuhan tim kerja Anda kepada departemen lain di perusahaan Anda, maka Anda mempromosikan visi dan penghargaan tim kerja Anda di dalam perusahaan. Menyebarkan informasi merupakan keahlian tersendiri yang harus Anda miliki.

3: Jelaskan sasaran perusahaan
Karena Anda berada di depan, Anda harus memiliki pandangan yang terbaik mengenai sasaran yang akan dicapai. Andalah yang menentukan kemana Anda akan mengarahkan tim kerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan misi dan tujuan perusahaan, Anda harus dapat memilah-milah dan mengatur pembagian kerja di dalam tim kerja Anda. Arahkan kemajuan untuk mencapai misi perusahaan.

4: Beri motivasi tim kerja
Tim kerja yang dimotivasi akan berusaha bekerja untuk mencapai sasaran. Motivasi bukan hanya mengenai uang atau kompensasi, walaupun hal ini juga memegang peranan penting. Walaupun Anda memerlukan orang yang memiliki motivasi, Anda harus ingat bahwa motivasi dari pimpinan dapat membentuk inspirasi.

Tugas Andalah untuk memberikan motivasi. Anda menciptakan suasana kerja yang penuh semangat, bebas intrik dan friksi bila Anda memberikan inspirasi kepada tim kerja dalam mencapai tujuan yang menantang. Dengan perkataan lain Andalah yang menunjukkan jalan kepada bawahan Anda dan Andalah yang menghilangkan kendala yang dihadapi oleh tim kerja Anda.

5: Prioritaskan kegiatan dan pengelolaan waktu
Anda bertanggung jawab untuk mengawasi tim kerja Anda. Perhatikan siapa yang perlu didorong dan siapa yang sedang stres karena dikejar oleh deadline. Setiap orang merasa pekerjaannyalah yang terpenting. Manager yang baik dapat melatih kedisiplinan dalam pengelolaan waktu baik untuk diri mereka sendiri ataupun untuk bawahannya. Anda dapat memulainya dengan mengatur waktu Anda sendiri dan memprioritaskan pekerjaan-pekerjaan tertentu.

6: Memonitor
Tugas Anda bukan hanya membagi tugas, menjelaskan tujuan, memotivasi setiap orang, lantas Anda duduk santai di meja kerja dan menunggu laporan akhir. Anda tetap harus memonitor sampai dimana bawahan Anda mengerjakan tugas yang dibebankan kepada mereka, memeriksa apakah mereka menghadapi kendala atau tidak. Dengan demikian Anda telah mengantisipasi dari awal kendala-kendala yang dihadapi dan dengan demikian pekerjaan akan dapat diselesaikan tepat waktu.

7: Mengevaluasi

Setiap tahun selalu ada penilaian terhadap prestasi setiap pegawai dan nilai prestasi bawahan Anda akan dievaluasi oleh perusahaan sesudah mendapat nilai evaluasi dari Anda. Nilai prestasi tidak selalu sesuai dengan yang diharapkan oleh pegawai dan bila hal ini terjadi, pegawai yang bersangkutan akan kecewa, stress dan tidak bersemangat. Cara penyampaian dan pendekatan Anda kepada tim Anda dapat merubah pAndangan mereka terhadap penilaian yang diberikan. Hindari sikap menghakimi dan lakukan pendekatan yang mendukung.

8: Mengatasi konflik

Konflik membuat orang menjadi stres. Konflik dapat terjadi di tempat kerja manapun juga. Sebagai manager, Anda harus memahami prinsip-prinsip dan cara-cara mengatasi konflik yang terjadi. Praktekkan keterampilan Anda dan latih bawahan Anda. Bila Anda berhasil mengurangi friksi yang tidak produktif berarti Anda melancarkan kerjasama yang memperbaiki mutu kehidupan setiap orang di lingkungan kerja.

9: Mengembangkan keterampilan tim

Tuntutan saat ini terhadap tim Anda belum tentu menjadi tuntutan masa depan. Anda harus dapat mengantisipasi konteks masa depan dan mengembangkan keterampilan yang sesuai. Dalam hal ini termasuk keterampilan pribadi Anda dan keterampilan pribadi masing-masing orang dalam tim kerja Anda.

10: Pelatihan

Untuk mencapai keberhasilan tim kerja Anda, Anda harus jeli melihat kekurangan dari tim kerja Anda, lantas berusaha mengatasinya. Misalnya dengan memberikan pelatihan sesuai dengan sasaran yang dituju.

11: Dapat menempatkan diri

Ada saatnya Anda harus turun tangan bila anak buah memerlukan bantuan, dan Anda harus mau dan dapat melakukannya. Tentu tidak selalu karena Anda sendiri harus memusatkan perhatian Anda pada tugas dan tanggung jawab yang Anda pikul dalam memberikan panduan kepada anak buah Anda. Bimbing anak buah Anda menuju sukses.

Akhirnya, seorang manager merupakan kunci keberhasilan suatu perusahaan. Kumpulkan tim kerja Anda, lakukan pembagian tugas, motivasi dan komunikasi, beri dukungan, beri bekal yang diperlukan, dan hilangkan kendala. Tenaga yang ditularkan kepada setiap orang berasal dari seorang manager. Dan orang tersebut adalah Anda.

Seperti yang kita ketahui perubahan adalah hal yang konstan. Ini adalah kecepatan yang membuat perubahan yang efektif menjadi penting dan merencanakan apa yang akan terjadi kemudian adalah imperatif. Lihatlah pada dampak alat jaringan sosial seperti Twitter dan Facebook; siapapun dimanapun bisa mengutarakan opini mereka terhadap siapapun, apapun, kapanpun yang bisa memberikan perubahan dengan cepat. Fenomenal!

Jadi bagaimana mengelola dan mengarahkan perubahan yang efektif dalam bisnis? Pertama pertimbangkan hal berikut ini :

  1. Seperti apa bentuk pengelolaan perubahan yang efektif yang diambil dalam organisasi Anda? dan
  2. Pengalaman apa yang diterima dan dihasilkan ?

Pertimbangkan pertanyaan ini secara obyektif yang memberikan peluang yang unik untuk meningkatkan percepatan perubahan ketika menggunakannya dengan tepat untuk organisasi dan orang-orangnya. Tidak ada solusi yang ‘satu ukuran untuk semua’. Perubahan yang baik membutuhkan teknik yang teruji. Teknik ini bukan roket penelitian tapi terkadang kita butuh mengingat hal dasar. 10 tips berikut ini membawa kita ke dasar untuk memperbaiki perspektif, mengurangi kerusakan dan akselerasi langkah untuk pencapaian.

Tips 1 – Menetapkan sasaran yang jelas

Sasaran SMART = Specific (spesifik), Measurable (terukur), Achievable (bisa dicapai), Realistic (realistis), dengan waktu penyelesaian yang sudah ditetapkan. Lihat pandangan yang jujur pada input yang digunakan untuk menetapkannya. Perlakukan seperti balon; putar dan bentangkan ke arah yang memungkinkan dengan menjaga kebutuhan organisasi sebagai pusat di sepanjang waktu.

Tips 2 – Menilai semua kekuatan dan kelemahan

Manajer tahu tujuan dan pentingnya analisa SWOT. Anggap ini sebuah bawang dan kupas bagian atas untuk mengupas lapisan demi lapisan untuk mengekspos hasil SWOT. Jangan ada satupun yang tidak terkupas untuk melihat apa yang tidak terlihat dan tidak diharapkan.

Tips 3 – Rencana, Rencana, Rencana

Seperti potongan jigsaw puzzle, sebuah rencana memiliki banyak komponen. Tahu dimana mereka, hubungannya, tanggung jawab untuk pengiriman, pengukuran yang sukses, dan taktik untuk hal yang tidak terduga. Tidak semuanya bisa diaplikasikan dengan sempurna, jadi sediakan rencana tindakan sebagai cadangan yang tidak bisa diimplementasikan.

Tips 4 – ‘Walk the Talk’

Berhati-hati dengan apa yang Anda minta. Lakukan dengan integritas sepanjang waktu dan jangan berharap membeli saat hanya diberikan lip-service. Lakukan seperti yang saya lakukan bukan lakukan seperti yang saya katakan.

Tips 5 – Pengetahuan adalah Power

Lihat dan dengarkan. Pengamatan adalah ketrampilan yang powerful yang memperkuat kepercayaan mengurangi keyakinan bahawa dengan berbagi pengetahuan adalah memberikan power. Bersifat tulus dalam upayanya untuk meningkatkan tingkat kenyamanan dan memaksimalkan pembagian pengetahuan.

Tips 6 – Mendengarkan dengan pemikiran terbuka

Dengarkan apa yang tidak diucapkan. Tinggalkan ide-ide yang dikandung sebelumnya dan terbuka dengan pandangan orang lain. Ini mungkin tidak segera mempengaruhi situasi tapi tidak mendukung respon yang berbeda di masa datang.

Tips 7 – Belajar berkata-kata

Fleksibel dan pragmatis saat penyampaian. Mengadopsi situsasi sebelum atau ketika mereka muncul dan berkolaborasi dengan orang lain untuk melepaskan tekanan dan memperbaiki jalan yang dilalui.

Tips 8 – Tetap pada jalur

Saat meninjau progres cek arah serta tujuan. Jika tujuannya telah bergeser atau aktivitas keluar dari jalur, jangan ragu membuat penyesuaian yang dibutuhkan dengan cepat untuk mengurangi kemungkinan terbuang sia-sia.

Tips 9 – Membuat keputusan sulit

Tidak semua keputusan mudah dibuat. Terkadang situasinya yang sulit, bukan keputusannya. Saat menghadapi keputusan sulit ambil sikap seperti Nike - Just do it!

Tips 10 – Merenungkan segala sesuatunya

Pengelola perubahan yang efektif tidak hanya berakhir saat pengiriman. Pembelajaran sejati membutuhkan perenungan tanpa penilaian atau kesalahan. Hanya ketika semua yang terjadi diketahui maka penilaian bisa dilakukan dan memberikan pengalaman selanjutnya yang berbeda. (fn/t2n/pm)