pustaka.png.orig
basmalah.png.orig


3 Dzulqa'dah 1442  |  Minggu 13 Juni 2021

Resep "Ajaib" Bagi Organisasi Untuk Tingkatkan Kinerja

http://thesuccesspartner.files.wordpress.com/2009/06/kpi.jpg

SuaraMedia.com - Profesionalisme identik dengan kompetensi. Wajar bila kompetensi kini menjadi resep ajaib bagi organisasi dalam meningkatkan kinerjanya. Berbagai model kompetensi dibuat, tetapi yang lebih penting adalah implementasinya. Bagaimana kiat agar organisasi tidak terjebak pada perangkap fantasi kompetensi?

"Wah, Anda tidak kompeten di bidang ini," begitu sering kita mendengar penilaian seorang atasan kepada bawahannya. Di lain kesempatan, CEO sebuah perusahaan besar menegaskan bahwa perusahaannya menerapkan manajemen HR (Human Resources) berbasis kompetensi.

Kompeten dan kompetensi adalah dua kata yang semakin sering diucapkan dalam lingkup bisnis maupun organisasi pemerintah belakangan ini. Saking seringnya, makna hakiki kedua kata itu pun cenderung disederhanakan. Kompeten dan kompetensi, misalnya, dianggap sama dengan keahlian atau kemampuan. Orang yang ahli di bidang teknik bangunan, umpamanya, dianggap kompeten di bidang teknik bangunan. Padahal, kompetensi seorang ahli teknik bangunan yang berprofesi sebagai dosen akan berbeda dengan ahli teknik bangunan yang berprofesi sebagai Manajer Proyek.

Di sini terlihat, kompetensi individu tidak bisa berdiri sendiri hanya sebatas kebisaan atau kemampuan seseorang, tetapi ia terkait erat dengan tugas dan profesi yang dijalankan orang itu dalam pekerjaan. Selain itu, kompetensi individu tak bisa dilepaskan dari kompetensi inti (core competence) perusahaan. Seorang yang sejatinya kompeten di bidangnya, mungkin dianggap tidak kompeten bila bekerja di perusahaan dengan kompetensi inti berbeda.

Kompetensi lagi naik daun? Ini adalah hal yang patut disyukuri. Kompetisi bisnis yang semakin keras baik dalam lingkup lokal maupun regional dan global mengharuskan perusahaan untuk selalu ada di depan yang lain. Hal itu hanya mungkin diraih dengan dukungan sumberdaya manusia berkompetensi tinggi. Perusahaan mengharapkan para karyawannya untuk memiliki kinerja lebih tinggi, lebih responsif terhadap pelanggan, lebih berorientasi pada proses, lebih terlibat dalam kepemimpinan, dan lebih bertanggung jawab dalam menciptakan pengetahuan yang memberi nilai tambah bagi kemampuan perusahaan.

Untuk bisa mewujudkan harapan perusahaan itu, professional human resources (HR) harus bisa membantu organisasi untuk mengidentifikasi dan menentukan kompetensi karyawan yang diperlukan. Sudah menjadi strategi bagi perusahaan terkemuka untuk menerapkan dan mengintegrasikan kompetensi dalam seluruh bidang HR, termasuk rekrutmen, seleksi, evaluasi, pengembangan, penilaian, dan pemberian imbalan.

"Perusahaan perlu untuk memikirkan secara serius proses seleksi dan penentuan kompetensi. Mereka harus melakukan introspeksi sejenak," tulis Steven Moulton, SPHR., dalam majalah SHRM. Mengaitkan kompetensi dengan tujuan dan nilai-nilai perusahaan akan sangat positif mempengaruhi arah dan fondasi perusahaan.

Sejatinya, kompetensi bisa dihubungkan dengan seluruh aspek dari bisnis. Ia bisa dihubungkan dengan misi/visi, objektif, dan nilai-nilai perusahaan. Sebaliknya, kompetensi bisa dihubungkan pula dengan aspek praktik/operasional perusahaan yang akhirnya berkaitan dengan nilai-nilai perusahaan. Untuk itu, perusahaan harus memberikan dukungan konsisten untuk menginstitusionalisasikan kompetensi ke seluruh bagian organisasi.

KOMPETENSI, APA ITU?
Lyle M. Spencer, Jr. dan Signe M. Spencer menulis dalam bukunya Competence at Work, Models for Superior Performance (1993), kompetensi adalah karakteristik dasar dari seseorang yang biasanya terkait dengan kinerja efektif menurut criteria tertentu dan/atau kinerja superior dalam sebuah pekerjaan atau situasi. Selanjutnya, Lyle dan Signe menjelaskan, karakteristik dasar tersebut mengindikasikan cara berperilaku atau berpikir, berlaku dalam berbagai situasi dan bertahan hingga batas waktu yang lama.

Mereka membagi karakteristik kompetensi menjadi 5 tipe, yaitu motives, traits, self-concept, knowledge, dan skill (lihat boks: Lima Tipe Karakteristik Kompetensi). Kenneth H. Pritchard, CCP., mendefinisikan kompetensi sebagai kombinasi pengetahuan (knowledge), keahlian (skill), kebisaan (abilities), karakteristik personal (personal characteristics) dan faktor-faktor individual lainnya yang membedakan kinerja superior dari kinerja rata-rata pada situasi spesifik tertentu. Ia menggaris bawahi kompetensi terkait erat dengan pekerjaan dan pekerja.

Definisi kompetensi yang lebih sederhana-dan mungkin lebih mudah dicerna-diuraikan oleh Steven Moulton, SPHR, dalam tulisannya di SHRM berjudul "Competency Development, Integration and Application". Bagi organisasi, katanya, kompetensi bisa didefinisikan sebagai kemampuan teknikal yang membedakan perusahaan dengan pesaing. Sementara bagi individu, kompetensi bisa didefinisikan sebagai kombinasi pengetahuan , keahlian, dan kebisaan yang mempengaruhi kinerja kerjanya. Ia mengaku, definisi kompetensi bisa sangat beragam dan berbeda dari satu orang ke orang lainnya.

Drs. Budiman Sanusi Mpsi, Direktur Psikologi dan Pengembangan Sumberdaya Manusia (PPSDM), mengatakan kompetensi adalah keseluruhan pengetahuan, keterampilan, perilaku, dan sikap yang ditampilkan oleh orang-orang yang sukses/berhasil dalam mengerjakan suatu tugas dengan prestasi kerja yang optimal.

Dengan demikian, meski kalimatnya agak berbeda-beda, komponen kompetensi terdiri dari pengetahuan, keahlian, kebisaan, dan karakteristik personal. Seluruh komponen itu bersatu pada diri seseorang saat ia menyelesaikan sebuah pekerjaan/tugas ataupun menghadapi situasi apa saja. Artinya, orang yang punya pengetahuan saja, belum bisa dikatakan memiliki kompetensi, kalau ia tidak memiliki keahlian untuk mewujudkan pengetahuan itu.

Sebagai praktisi, Setia Wijaya, HRD Director Agung Podomoro Group-kelompok usaha properti terkemuka-mencoba menempatkan kompetensi sebagai factor yang menentukan seseorang sukses dalam pekerjaan. Ia menilai, kompetensi terdiri dari 4 komponen, yaitu kemauan, kemampuan, kesempatan, dan kesehatan. "Empat hal inilah yang membuat orang sukses," ujarnya. Orang tidak akan sukses bila hanya mempunyai kemauan dan kemampuan, tapi tidak memiliki kesempatan dan kesehatan. "Di grup kami, jika ingin sukses, setiap orang harus mempraktikkan excellent attitude," tambahnya.

DIMULAI DARI PERUSAHAAN
Sebelum menentukan kompetensi yang diharapkan perusahaan terhadap para karyawan, hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan kompetensi perusahaan terlebih dahulu. Kompetensi tersebut sebaiknya tidak bersifat umum, melainkan sudah dalam bentuk kompetensi inti (core competencies). Setiap perusahaan yang mengetahui secara persis kompetensi intinya bisa memanfaatkannya untuk mendapatkan keuntungan strategik. Terlebih pula, bila perusahaan memahami benar keberagaman kompetensi organisasi yang diperlukan untuk menjalankan misinya. Gabungan kompetensi inti dan organisasi ini akan melahirkan kultur apa dan bagaimana organisasi berharap bisa beroperasi.

"Kompetensi inti merupakan karakteristik utama dari keberhasilan organisasi," ungkap Steven Moulton. Kompetensi inti adalah keahlian teknikal yang membedakan organisasi dengan para pesaingnya. Kompetensi inti itu mencakup teknologi, strategi, metodologi atau proses yang memberikan keunggulan bersaing bagi sebuah organisasi. Sumberdaya organisasi yang bisa dijual macam uang, bangunan atau peralatan tidak termasuk di dalamnya.

Gary Hamel dan Prahalad mendefinisikan kompetensi inti sebagai proses pembelajaran kolektif dalam organisasi, khususnya bagaimana mengkoordinasikan beragam keahlian produksi dan mengintegrasikan beragam jenis teknologi. Oleh sebab itu, upaya memahami dan mengaplikasikan kompetensi organisasi sangatlah berbeda dengan aplikasi tradisional terhadap sumberdaya fisik. Kompetensi organisasi tidak hanya harus disimpan dan dirawat, melainkan juga disebarluaskan dan ditanamkan dalam organisasi.

Contoh dari kompetensi inti tersebut adalah sebagai berikut: Canon, menggunakan mekanik presisi, optik halus dan mikroelektronik untuk memproduksi aneka produk seperti kamera, mesin fotokopi, dan peralatan litografi semikonduktor; 3M, mengolah aneka material menjadi aneka produk macam Post-it notes, tape magnetik, film fotografi, coated abrasives, dan sebagainya.

Kompetensi organisasi mencerminkan daftar kompetensi yang menguraikan bagaimana organisasi mengharapkan karyawan menyelesaikan pekerjaannya. Kombinasi misi, visi, nilai, kultur, dan kompetensi inti menentukan cara bekerja dalam organisasi. Setiap karyawan harus mendemonstrasikan hal tersebut dalam berbagai aspek pekerjaan.

Lazimnya, setiap perusahaan menyusun banyak kompetensi organisasi - idealnya 15-25 kompetensi - dalam upaya menjelaskan secara umum bagaimana perusahaan berharap karyawannya bertindak. Kompetensi yang umum dikemukakan adalah sebagai berikut: pengambilan keputusan, pengambilan risiko, pengembangan relasi, pemecahan masalah, analisis, perhatian terhadap detil, inovasi, kelenturan, layanan pelanggan, perspektif strategik, kerjasama tim, dan kepemimpinan.

Tersusunnya kompetensi organisasi selanjutnya ditindaklanjuti dengan penentuan kompetensi di tingkat individu. Di sini kompetensi penting untuk menjelaskan cakupan jabatan/pekerjaan. Fokusnya terletak pada kompetensi teknikal dan kinerja, dua hal yang sangat vital untuk sukses.

Kebanyakan analisis jabatan (job analysis) fokus terhadap persyaratan kompetensi teknikal. Akibatnya, perusahaan yang mengutamakan promosi berdasarkan kompetensi teknikal sering tidak peduli terhadap orang yang lemah kompetensi kinerjanya. Untuk menghindari hal ini, Steven Moulton mengingatkan perusahaan untuk mempertimbangkan pendekatan berimbang dalam mengevaluasi rekrutmen baru, promosi, kinerja, dan rencana suksesi - tergantung pada posisinya. Diharapkan setiap individu bisa mengaitkan apa dan bagaimana mereka bekerja dengan objektif perusahaan.

Lantas, apa beda kompetensi teknikal dan kompetensi kinerja? Kompetensi teknikal adalah pengetahuan, keahlian, dan kebiasaan tertentu yang diterapkan dalam menyelesaikan sebuah tugas, pekerjaan atau fungsi tertentu. Fokusnya adalah pada apa yang dia kerjakan. Harus dibedakan antara kompetensi teknikal dengan tujuan operasional. Tujuan operasional spesifik pada proyek atau output dan keahlian teknikal yang diperlukan untuk mendapatkan output itu. Kompetensi teknikal contohnya menyelesaikan laporan keuangan, mendesain produk tertentu, mewawancarai pelamar kerja, mengoperasikan komputer, dan seterusnya.

Kompetensi kinerja individu adalah kompetensi organisasi yang diterapkan kepada setiap individu. Karyawan akan berjuang menerjemahkannya ke dalam aplikasi pekerjaan tertentu. Perjuangan bagi setiap karyawan ini diperlukan karena keahlian ini diterapkan secara berbeda dan seringkali tidak konsisten. Esensi kompetensi kinerja adalah bagaimana pekerjaan dikerjakan. Sebagai contoh, akuntan membutuhkan kompetensi kinerja terkait pada aspek detil dan pemecahan masalah secara analitikal. Sedangkan, untuk orang-orang HR, berlaku hal yang lebih fleksibel -mungkin karena lebih banyak berurusan dengan aspek kualitatif.

FANTASI KOMPETENSI
Tak pelak lagi, kompetensi menjadi salah satu bagian yang tersulit dalam pekerjaan orang-orang HR saat ini. Begitu banyaknya jabatan dan jenis tugas dalam organisasi menjadikan upaya menyusun kompetensi dasar untuk setiap orang bukanlah pekerjaan mudah. Pekerjaan ini mungkin lebih sulit dibandingkan dengan penyusunan kompetensi inti dan organisasi di mana para eksekutif dan pemilik masih bisa membantu dengan menjabarkan visi, misi, tujuan, dan nilai-nilai organisasi yang ingin diwujudkan. Sekali kompetensi individu itu ditetapkan, maka pekerjaan yang tak kalah repot berikutnya adalah melakukan evaluasi kompetensi terhadap seluruh orang dalam organisasi. Berlanjut kemudian dengan upaya mengembangkan kompetensi bila terdapat gap antara kompetensi yang ada dengan kompetensi yang diharapkan perusahaan.

Berdasarkan studi menggunakan Behavioral Event Interview (BEI) selama 20 tahun, Lyle Spencer dan Signe Spencer telah berhasil menyusun 286 model kompetensi. Masing-masing model terdiri dari 50-150 indikator perilaku. Bisa dibayangkan, betapa banyaknya indikator perilaku untuk keseluruhan model kompetensi tersebut. Saking banyaknya, mereka membuatnya menjadi sebuah kamus kompetensi.

Model kompetensi itu termasuk teknikal/profesional, layanan SDM, pengusaha, penjualan/ pemasaran/perdagangan, dan pekerjaan manajerial dalam berbagai organisasi (perusahaan, pemerintahan, militer, pendidikan, dan sebagainya). Secara rinci, Spencer kemudian mengelompokkan kompetensi tersebut dalam 6 bagian, yang disebutnya dengan istilah cluster (achievement & action, helping & human service, the impact & influence cluster, managerial, cognitive, personal effectiveness). Selengkapnya soal ini bisa dibaca dalam tulisan lain pada Fokus kali ini.

Pentingnya kompetensi menyebabkan perusahaan terkemuka dunia menerapkan manajemen HR berbasis kompetensi yang mencerminkan kerangka terpadu dalam manajemen human capital. Menurut Kenneth H. Pritchard, fungsi utama manajemen HR yang bisa menggunakan pendekatan berbasis kompetensi adalah selection & placement, training & development, dan performance management & compensation. "Pendekatan menyeluruh mencakup ketiga bidang tersebut adalah yang terbaik," ungkapnya.

Implementasi manajemen HR berbasis kompetensi bisa saja dilakukan secara bertahap sepanjang organisasi telah menyusun agenda yang jelas untuk mewujudkan sistem kompetensi dalam manajemen HR. Organisasi harus memiliki kecepatan, fleksibilitas, ekonomi, dan efektivitas untuk mendapatkan dan mempertahakan keunggulan kompetitif. Dengan pemilihan dan penyusunan model kompetensi secara lengkap, Kenneth mengatakan, setiap organisasi akan bisa menyusun, menyelaraskan, dan menilai kompetensi untuk:

  • Mengidentifikasi persyaratan kompetensi dan memiliki kompetensi berbasis individu, tim, unit, dan sebagainya.
  • Menghilangkan setiap gap kompetensi melalui seleksi efektif dan/atau training yang tepat
  • Menghargai dan mendorong secara jelas kinerja melalui sistem kompensasi

Di era di mana manajemen HR harus diselaraskan dengan strategi bisnis, maka tuntutan terhadap manajemen HR berbasis kompetensi juga semakin tinggi. Kompetensi menjadikan integrasi manajemen HR dengan strategi bisnis lebih fokus sehingga memberi nilai tambah kepada keseluruhan organisasi. Tambahan lagi, manajemen HR berbasis kompetensi mendorong pemberdayaan individu maupun tim sehingga proses manajemen HR yang kompleks bisa dikurangi.

Perlu dicatat bahwa kompetensi membantu terwujudnya kinerja superior, namun tidak ada jaminan untuk itu. Kompetensi dimiliki oleh pekerja. Mereka menerapkannya dalam lingkungan kerja (proses, sistem, dan struktur) untuk menghasilkan output sebagai produk dari kinerja. Faktor lingkungan internal dan eksternal sangat berpengaruh dalam menentukan kinerja itu.

"Kompetensi itu hanya enabler-tidak kurang, dan tidak lebih. Kompetensi juga bukan untuk mengatasi masalah karyawan, disfungsi organisasi, perubahan teknologi yang cepat, atau berbagai isu bisnis lainnya," ujar Kenneth mengingatkan. Kompetensi adalah pendekatan teknikal dalam bekerja yang bila diterapkan secara efektif akan membantu mewujudkan kinerja optimal.

Tidak ada yang menjamin bahwa kompetensi adalah resep ajaib bagi kesuksesan organisasi. Aplikasi kompetensi akan berhasil bila dikembangkan dan diimplementasikan secara konsisten dan tanpa kenal lelah ditindak lanjuti. Ia harus berjalan bersama-sama dalam organisasi sehingga dampaknya bersifat sistemik.

Drs. Budiman Sanusi, Mpsi. Mengembalikan keberhasilan manajemen HR berbasis kompetensi kepada kebijakan organisasi, dengan mengajukan rangkaian pertanyaan berikut: Apakah tenaga kerja dianggap aset atau hanya modal kerja? Apakah tujuan organisasi sejalan dengan tujuan individu-individunya? Apakah kompetensi organisasi dan kompetensi individu mendapat prioritas atau perhatian yang tinggi dari pimpinan? Apakah ada program pengembangan kompetensi dan disediakan dana/sumberdaya memadai untuk implementasinya?

Kalau jawaban dari seluruh pertanyaan di atas positif mendukung, maka jalan menuju sukses dalam manajemen HR berbasis kompetensi terbuka lebar.

Singkatnya, kompetensi dapat diidentifikasikan sebagai keterampilan, pengetahuan dan karakteristik atau perilaku yang dituntut, agar karyawan dapat menampilkan kinerja superior.

Hasil penelitian menunjukan perusahaan yang sudah menerapkan pendekatan berbasis kompetensi merasakan dampak yang sangat positif bagi organisasi terutama dalam membangun perilaku karyawan dan budaya organisasi, meningkatkan kinerja karyawan, meningkatkan kerjasama antar fungsional dan antar tim/unit kerja. Informasi terkini menyatakan bahwa pendekatan berbasis kompetensi yang paling berhasil adalah dalam bidang pengembangan SDM seperti penempatan, pelatihan dan manajemen kinerja. (fn/phr/vb)