14 Rabiul-Awal 1443  |  Kamis 21 Oktober 2021

basmalah.png

Pentingnya Kolaborasi Serta Berbagi Pengetahuan Antar Rekan

http://www.kompas.com/data/photo/2009/08/24/1803297p.jpg

SuaraMedia.com - Seseorang mengeluhkan bahwa di organisasinya, semua orang sangat individualis, maunya pintar sendiri dan tidak mau berbagi pengetahuan. Kelihatannya, masing-masing merasa terlalu sibuk sehingga tidak ada waktu untuk berbagai pengetahuan dan pengalaman, juga beberapa merasa kuatir, yang bersangkutan kurang berharga bagi organisasinya bila orang lain pun menguasai ilmunya.

Di era knowledge based economy dimana knowledge adalah faktor penentu di dalam menghasilkan manfaat ekonomi, kemampuan organisasi untuk bisa menghasilkan produk/jasa/solusi berbasis pengetahuan yang menjawab kebutuhan pelanggannya menjadi kunci suksesnya. Untuk itu penting sekali para pegawai berkolaborasi dalam mengembangkan pengetahuan dan berbagi pengetahuan.

Tak kalah penting membuat organisasi menjadi organisasi pembelajar, dimana secara sadar dikembangkan kolaborasi dan partnership untuk percepatan pembelajaran, mengembangkan berbagai metode, perangkat dan teknik pembelajaran, mengubah pengetahuan individu (tacit knowledge) menjadi pengetahuan organisasi (explicit knowledge), mengembangkan communities of practice, learning by doing, coaching & mentoring, serta mengembangkan infrastruktur organisasi pembelajar, misalnya intranet untuk pertukaran pengalaman belajar baik internal maupun eksternal.

Agar ini bisa berjalan tentunya semua staf perlu dirangsang untuk aktif berpartisipasi dalam organisasi pembelajar ini, baik dalam membagi ilmu maupun dalam menimba ilmu. Rangsangan bisa berupa penghargaan baik yang formal maupun yang informal, juga diadakan forum belajar berkala, dimana sebuah forum disediakan untuk berbagi dan menimba ilmu. Beberapa kali penulis diundang untuk berbagi pengetahuan dalam forum seperti ini, misalnya di forum Knowledge Cafe di Indosat baru-baru ini.

Salah satu komponen penting dalam membangun organisasi pembelajar ini adalah kemampuan kita dalam mengubah pengetahuan individu (tacit knowledge) menjadi pengetahuan organisasi (explicit knowledge). Tacit knowledge adalah pengetahuan lapangan yang dibangun dari pengalaman dan tindakan langsung, sehingga sangat pragmatis dan situasional. Umumnya pengetahuan ini tanpa disadari dimengerti dan diterapkan meskipun sulit diartikulasikan. Pengetahuan tacit ini di tularkan melalui pembicaraan yang interaktif dan kesempatan tukar pengalaman. Sementara pengetahuan eksplisit dapat secara formal di artikulasi kan dan di dokumentasikan, sehingga dapat dengan mudah di transfer dan disebarkan. Pengetahuan eksplisit bukan merupakan pengalaman langsung.


Di kebanyakan perusahaan, pengetahuan mereka ada pada pegawai-pegawai yang ada di organisasi itu. Pengetahuan itu sering kali sifatnya intuitif, tacit, tidak explicit, dan biasanya tidak cukup detail. Pengetahuan seperti ini seringkali hilang ketika pegawai itu keluar dari perusahaan. Seringkali juga pengetahuan ini ada dalam sudut pandang yang berbeda-beda, belum dalam bentuk pemikiran kolektif terbaik. Pemikiran ini belum menjadi bagian yang integral dari bisnis, dan lebih penting lagi, pengetahuan ini ada dalam organisasi tetapi tidak banyak digunakan.


Proses Konversi Pengetahuan


Menurut teori Nonaka, konversi pengetahuan berjalan melalui 4 cara, yaitu :

  • Externalization (tacit to explicit) adalah proses konversi dari pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit, contohnya percobaan klinis diterjemahkan ke rekomendasi untuk standar praktik klinis.
  • Combination (explicit to explicit) adalah proses memperkaya pengetahuan eksplisit yang ada untuk menghasilkan pengetahuan yang lebih komprehensif, misalnya mengkombinasikan pengetahuan medis dan pengetahuan organisasi menjadi sebuah sistem pendukung pengambilan keputusan.
  • Internalization (explicit to tacit) adalah proses pembelajaran individual dengan berulang-ulang menjalankan aktivitas penerapan suatu jenis pengetahuan eksplisit.
  • Socialization (tacit to tacit) adalah proses belajar dengan berbagi pengalaman yang menghasilkan pengetahuan tacit sebagai keterampilan profesional bersama. Proses ini bisa juga terjadi melalui observasi pada perilaku orang lain. Misalnya saja coaching, mentoring dan magang, yang menularkan pengetahuan melalui pengamatan, peniruan dan praktik.

Pengetahuan dalam organisasi adalah modal utama yang bila digunakan dengan baik akan menjadi kunci kemenangan kompetitif yang berkelanjutan. Karenanya, organisasi perlu menempuh cara agar pengetahuan organisasi berkembang dan dimanfaatkan untuk menjawab kebutuhan pelanggan sehingga meningkatkan nilai organisasi bagi pemegang sahamnya.

Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan salah satu metode atau salah satu langkah dalam siklus Manajemen Pengetahuan yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi pengetahuan yang mereka miliki kepada anggota lainnya.

Tiga Macam Berbagi Pengetahuan

Berger dan Luckmann (Berger 1966) menyebutkan ada 3 momen dalam proses membangun pengetahuan dalam organisasi: eksternalisasi, obyektifikasi dan internalisasi. Eksternalisasi pengetahuan adalah proses dimana terjadi pertukaran pengetahuan personal, sehingga pengetahuan dikomunikasikan di antara anggota. Obyektifikasi pengetahuan adalah proses dimana pengetahuan menjadi realitas obyektif, sehingga pengetahuan tersebut diakui organisasi (komunitas). Internalisasi pengetahuan adalah proses dimana pengetahuan yang terobyektifikasi tersebut digunakan oleh personal dalam rangka sosialisasi mereka. Internalisasi pengetahuan dilakukan melalui kegiatan pencarian dan menemukan kembali pengetahuan yang tersimpan dalam organisasi. Inovasi dihasilkan dari kombinasi pengetahuan personal, pengetahuan yang dishare oleh kelompok, dan pengetahuan organisasi. Ketiga proses tersebut juga menggambarkan 3 tipe sharing pengetahuan yang diusulkan Marleen Huysman dan Dirk de Wit (Husyman 2003): knowledge exchange, knowledge retrieval, dan knowledge creation.

Demi menjaga kelangsungan hidup organisasi diperlukan knowledge sharing.  Selain itu knowledge sharing juga bermanfaat meningkatkan kinerja perusahaan. Di dalam setiap unit organisasi selalu tersedia pengetahuan yang terbaik atau  Best Practices, yakni cara melakukan sesuatu dengan baik. Best Practices ini perlu dideseminasi atau disebarkan ke seluruh unit kerja organisasi.

Namun banyak organisasi sering tidak tahu pengetahuan apa saja yang dimiliki organisasi apalagi pengetahuan karyawannya. Pengetahuan atau Best Practices banyak dimiliki karyawan aktif maupun karyawan yang sudah pensiun. Ini terjadi karenaknowledge sharing tidak diperkenalkan di lingkungan organisasi. Kondisi ini sangat menonjol pada organisasi sektor publik.

Pentingnya Knowledge Sharing

Kesadaran tentang pentingnya knowledge sharing bagi kinerja sebuah organisasai sudah ada sejak lama. Namun, belakangan ini ditemukan kembali sebagai faktor kunci dalam sukses bisnis. Knowledge sharing seperti workshop, seminar, town meeting, dan mentoring sessions dapat memperbaiki kinerja organisasi. (Szulanski, 2003) menyatakan bahwa seandainyabest practices menyebar dengan baik di dalam organisasi maka best practices tersebut dapat bermanfaat dalam meningkatkan kinerja organisasi. Best Practices Sharing merupakan salah satu faktor penting untuk peningkatan kinerja. Organisasi yang tidak menguasai best practices tidak akan dapat memberi layanan yang efektif dan kinerja akan menurun (Jorgensen, 2004).

Sumber Best Practices

Ada dua sumber best practices yaitu dari internal dan eksternal organisasi. Sumber dari internal perusahaan merupakan skill, pengalaman, know how,  dan kreatifitas yang dimiliki oleh para karyawan perusahaan yang disebut Human Capital. Sedangkan sumber dari luar merupakan replikasi dan benchmarking yang diperoleh dari organisasi/perusahaan lainnya yang dapat digunakan langsung di lingkungan perusahaan.

Ada yang unik dengan kekayaan yang disebut knowledge. Ia tidak akan habis jika dibagi-bagikan. Malahan semakin dibagi kita akan semakin kaya dan pengetahuan itu akan bertambah. Kalauknowledge itu kita simpan bagi diri sendiri, cepat atau lambat ia akan mengalami kekeringan (knowledge drain). Inilah juga yang dialami oleh species Neanderthales.

Hambatan Knowledge Sharing

Knowledge sharing penting dalam organisasi. Perusahaan perlu memanfaatkan cara kerja unit yang berkinerja baik untuk diimplementasikan di unit yang belum berhasil. Namun, Kerwin dan Woodruff (1998) menemukan adanya hambatan sharing dalam tubuh organisasi. Hambatan itu menurut Szulanski (1996) bersumber dari kecemburuan antar divisi, departemen, rendahnya insentif, keyakinan, dan komitmen,Not Invented Here (NIH syndrome ). Hambatan-hambatan ini bisa diminimalisasi melalui peningkatan trust dan kerjasama di lingkungan organisasi. Itu tercipta melalui komunikasi dan sosialisasi yang lebih efektif tentang arti dan manfaat knowledge sharing.

Knowledge Sharing dan Kinerja Organisasi

Sebagai langkah strategis untuk menambah kedalaman dan keluasan kapabilitas organisasi (Choo dan Bontis, 2002) best Practices sharing dapat diakses dan dimanfaatkan karyawan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik.

Para peneliti mengatakan bahwa best practices sharing bermanfaat untuk: 1). Mengidentifikasikan dan mengganti poor practices; 2). Memperbaiki proses kegiatan; 3). Meminimalisasikan rework yang disebabkan pemakaian poor methods; 4). Menghindarkan reinventing the wheel yang  berakibat stagnasi knowledge para karyawan yang dapat mendorong pemborosan dan 5). Meningkatkan penghematan biaya. Penelitian menunjukan bahwa organisasi yang mengimplementasikan knowledge sharing bertumbuh secara signifikan meskipun terdapat krisis multifaces. (fn/qb/wk/wp)