fiqhislam
basmalah
Pustaka Muslim


1 Ramadhan 1442  |  Selasa 13 April 2021

Mengembangkan Team

Mengembangkan TeamPemimpin hendaknya tidak menganggap diri mereka semata-mata hanya sebagai Manajer, atau Supervisor, Penyelia, namun perlu melihatnya juga sebagai “Team Leader”. Memandang hanya dari kacamata sebagai Manajer atau Supervisor memposisikan Anda di posisi kewenangan tradisional yang hanya berdasarkan kedudukan/posisi, yang akhirnya hanya memandang dari sudut kekuatan jabatan. Inilah seringkali kesalahan yang dilakukan oleh para manajer tingkat awal (bahkan sebagian manajer di lapisan atas), yaitu memandang hanya dari sisi kewenangan jabatan.

Dengan mengetahui kecenderungan cara kerja masing-masing individu dan apa yang memotivasi masing-masing anggota tim, pengenalan anggota team, Anda, sebagai individual, akan memperoleh kepercayaan dan penghormatan yang sesungguhnya dari anggota tim (bukan sekedar karena jabatan Anda). Mengapa demikian? Karena setiap individu unik dan tidak dapat diperlakukan dengan sama. Tentu saja maksud dari point ini bukan berlaku tidak adil, justru dengan memperlakukan tiap-tiap individu secara berbeda (dengan memperhatikan keadilan), membuat setiap individu berkembang sesuai dengan pootensi yang dimiliki.

Tentu semua tidak terjadi begitu saja, diperlukan langkah-langkah untuk menjadikan Anda sebagai Team Leader yang berhasil. Beberapa alat sederhana yang dapat dipergunakan seperti counseling, perencanaan, sebagai persiapan tahap awal. Namun untuk membentuk suatu kelompok menjadi team memerlukan langkah tambahan lainnya.

Hal ini berarti para karyawan di bawah Anda bukan hanya sekedar pengikut saja (follower) yang tanpa kejelasan akan mengikuti Anda kemanapun Anda pergi, namun lebih sebagai suatu kelompok yang mendukung secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama melalui ilmu dan kemampuan yang saling berbagi dan mendukung satu dengan lainnya.

Apakah yang dimaksud dengan Team?

Sebuah team adalah sekelompok orang yang secara bersama-sama mau untuk bekerjasama. Kerjasama ini untuk mencapai suatu tujuan bersama atau suatu pekerjaan dimana mereka setuju untuk bertanggung jawab bersama. Sekelompok orang belum tentu merupakan sebuah team, sebuah team harus merupakan sekelompok orang yang saling bergantung yang bergerak maju untuk pencapaian atau keberhasilan dari tujuan bersama tertentu, bukan hanya untuk kepentingan kenyamanan administrative saja. Suatu kelompok, secara definisi, merupakan beberapa orang dengan hubungan yang beraneka ragam

Anggota team  mempunyai komitmen satu dengan yang lain untuk pengembangan pribadi dan juga pencapaian keberhasilan. Komitmen itulah yang umumnya mengubahkan team. Sebuah team dapat melampaui pencapaian sebuah kelompok dari yang diperkirakan jika dilakukan hanya oleh masing-masing anggota team. Artinya sebuah team mempunyai efek sinergi, satu tambah satu bukan dua tetapi lebih dari dua.

Model Mental Kerja Berbagi

Anggota team tidak hanya bekerjasama didalam aspek tugas dan tujuan pekerjaan mereka, namun mereka juga saling berbagi untuk hal-hal yang dianggap sebagai fungsi manajemen tradisional, seperti: perencanaan, mengorganisasikan, menetapkan tujuan kinerja, menilai kinerja team, mengembangkan strategi mereka untuk menghadapi perubahan dan menjaga sumber daya mereka sendiri.

Cara model mental kerja berbagi ini, membuat anggota team mengetahui kondisi rekan-rekannya dan membuat anggota team dapat memperkirakan dan mengetahui ekspektasi atas tugas tanggung jawab serta harapan suatu tugas, yang pada akhirnya membuat mereka dapat melakukan penyesuaian-penyesuaian dalam rangka menjaga kinerja team secara efektif. (Cannon-Bowers, Salas, & Converse, 1993).

Keuntungan-keuntungan Utama sebagai Team

1.      Sebuah team dapat memaksimumkan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Setiap anggota team akan mendapat pengarahan, bantuan, tuntunan dan dukungan dari anggota team lainnya. Keberhasilan maupun kegagalan dirasakan oleh semua anggota team, bukan hanya oleh seseorang saja. Kegagalan tidak disematkan hanya kepada anggota individual tertentu, yang menyebabkan mereka mempunyai keberanian untuk mengambil kesempatan. Keberhasilan dirasakan oleh semua anggota team, hal ini akan sangat membantu mereka mencanangkan dan mencapai keberhasilan lebih tinggi lagi, dan tambahahannya, kegagalan dipandang sebagai suatu pembelajaran (lesson learned)

2.      Hasil akhir sebuah team umumnya lebih baik dibandingkan dengan kinerja per individu, sekalipun mungkin banyak tantangan yang harus dihadapi oleh team. Hal ini karena efek sinergi dari team.

3.      Ada sebuah proses peningkatan secara terus menerus. Tidak ada seorangpun yang mengetahui tugas, tanggung jawab, dan tujuan yang lebih jelas dari masing-masing anggota dari team. Untuk mendapat perubahan yang jelas (real), Anda memerlukan pengetahuan, skill dan kemampuan mereka. Saat mereka dibentuk sebagai sebuah team, mereka tidak menjadi takut atas apa yang bisa dilakukan. Motivasi personal akan didesak dipinggirkan untuk menjadikan motivasi team lebih tinggi sehingga berhasil

4.      Kecepatan belajar dari masing-masing anggota team juga akan meningkat (dibandingkan jika harus belajar sendiri), sehingga pada akhirnya baik secara team maupun individu akan mendapatkan manfaatnya.

5.      Membangun networking, sebuah team mempunyai kesempatan yang lebih luas untuk membangun networking dibandingkan jika harus melakukannya per individu

6.      Adanya tingkat keamanan yang lebih besar didalam suatu team, sehingga konsentrasi untuk mencapai yang terbaik lebih besar

Kebanyakan team bukanlah sebuah team yang sesungguhnya, tetapi hanya merupakan kumpulan dari individu-individu yang mempunyai hubungan dengan atasan mereka. Setiap individu bersaing dengan yang lain untuk kekuasaan, prestise dan kedudukan. - Douglas McGregor

Dari Kelompok ke Team — Bagaimana Mencapainya

Menjadi Antusias – itu mempengaruhi yang lain

Jadikan team Anda antusias! Bagaimana caranya? Banyak hal yang bisa dilakukan: berikan motivasi, beritahukan tujuan yang hendak dicapai, berikan pelatihan yang memadai, penugasan dalam suatu project tertentu, tantang untuk mencapai sesuatu yang lebih baik, berikan kesempatan untuk berpendapat dan berbicara dan lain sebagainya. Saran penulis, jangan Anda membuat anggota team antusias karena janji imbalan atau posisi dimasa depan, namun sampaikan lebih kepada proses yang harus dijalani dan potensi anggota team untuk berkembang, dan arahkan anggota team kepada nilai-nilai yang benar.

Berikut contoh untuk penugasan project:

Menjadi antusias untuk suatu hal pada suatu saat. Dimulai dengan mencari permasalahan ringan yang dapat dipecahkan segera. Usaha untuk pemecahan masalah ini akan mengembangkan team dan membuat mereka berorientasi kepada aspek-aspek kinerja utama dan membentuk mereka bersama. Sebuah team yang potensial akan menetapkan dengan cepat hal-hal apa yang cukup menantang namun sekaligus juga masih dapat tercapai, tidak diawang-awang

Pertama, temukanlah sebuah permasalahan dan mulailan membicarakannya dengan team, jangan delegasikan kepada individu ataupun grup yang lebih kecil, jadikan ini sebagai suatu project bagi setiap orang (anggota team). Pilihlah suatu permasalahan pekerjaan sederhana yang mengganggu, dapatkan pandangan dan pendapat tiap-tiap orang. Kemudian, pecahkanlah permasalahan tersebut.  Tingkatkan rasa urgensi dan tentukan target penyelesaian yang jelas.

 Tidak perlu untuk mengalokasikan sumber daya yang banyak pada saat ini, bawalah permasalahan tersebut jadikan topik untuk diselesaikan. Saat penyelesaian sudah dilakukan, berikanlah pujian ditujukan kepada seluruh team. Pastikan juga, bahwa penyelesaian tersebut meningkatkan efisiensi, produktifitas, mempersingkat waktu proses karena hal-hal ini akan menjadi penentuan kriteria sukses atau tidaknya penyelesaian tersebut. Setelah suatu permasalahan tersebut diselesaikan maka bisa dicari permasalahan yang lebih besar dan menantang dan lakukan kembali proses serupa.

Mengembangkan Rasa Urgensi

Dapat dikatakan ini merupakan suatu pemicu yang harus ada di dalam sebuah team untuk mencapai keberhasilan. Tanpa adanya rasa urgensi, maka tidak ada suatu yang perlu diperjuangkan, diusahakan, diperbaiki, ditingkatkan,  dengan sungguh-sungguh.

Anggota team harus mempercayai bahwa team mempunyai suatu tujuan yang penting dan berharga. Menetapkan rasa urgensi dan arahan akan membuat team mengetahui ekspektasi yang diharapkan dari mereka. Semakin tinggi tingkat urgensi dan semakin pentingnya tujuan yang hendak dicapai, maka umumnya semakin besar kesempatan team untuk maju, berkembang dan berhasil.

Team terbaik dapat mendefinisikan dan menetapkan harapan kinerja mereka, namun juga cukup fleksibel apabila terjadi perubahan maka mereka mengubah tujuan, harapan dan pendekatan untuk menyesuaikannya.

Pedoman Tingkah laku yang Jelas

Team perlu mengembangkan etika tingkah laku untuk membantu mereka mencapai tujuan dan sasaran kinerja mereka. Beberapa pedoman tingkah laku yang bisa dipertimbangkan seperti:

·         Saat meeting – tidak ada interupsi panggilan telepon

·         Dalam diskusi – tidak perlu sampai ada anggota yang sengaja dikorbankan

·         Kerahasiaan – kerahasiaan personal dan perusahaan tetap dijaga dan dihormati diantara team

·         Mengutamakan nilai-nilai yang benar – integrity, karakter, kejujuran, keberanian, kerjasama dll

·         Pendekatan analitis – bicara dengan data serta bukti dan data / bukti berbicara

·         Saling menghormati – dari team yang masih level junior maupoun yang sudah senior

·         Konfrontasi yang konstruktif – bukan dalam rangka mencari siapa yang salah dan saling tunjuk, namun untuk mencari jalan keluar

·         Yang paling terutama – setiap orang bekerja untuk pekerjaan yang sebenarnya, tidak menghabiskan waktu sia-sia dan menyalahgunakan wewenang yang dimiliki.
Membuat mereka terinformasi dan meminta mereka selalu mengupdate

Selalu berikan tantangan kepada team Anda atas fakta-fakta terkini dan informasi yang jelas. Informasi-informasi baru membuat team yang potensial untuk dapat menyesuaikan, jika diperlukan, meredifinisi pekerjaan mereka, membuat mereka lebih kaya dalam pengertian atas tujuan yang hendak dicapai mauypun prosesnya sehingga membuat mereka lebih jelas dalam menetapkan tujuan.

Mengharapkan team mengupdate merupakan suatu kunci sehingga tercipta komunikasi 2 arah yang kondusif. Seringkali kesalahan yang dilakukan para pimpinan adalah memberikan instruksi, memberikan arahan, namun mereka jarang mengetahui update dari kondisi yang sebenarnya, ataupun jikalau terupdate sudah terlambat. Kebiasaan untuk mengupdate ini mutlak diperlukan supaya sebuah team dapat berhasil guna.

“For me, keep update is one of the most important habits to do as good follower, it will give magnitude benefit for both – the leader and don’t forget – the follower too”.- BS and SK

Bertumbuh Bersama

Team harus mempunyai cukup waktu untuk menghabiskan waktu bersama (bonding), terutama pada saat awal. Tentu kita mengetahui hal ini, namun seringkali juga bahklan team yang potensial gagal melakukannya, sebagian yang skeptis mengatakan bahwa hal tersebut hanya pemborosan waktu saja, lebih baik digunakan untuk masing-masing kerja.

Waktu yang digunakan bersama dapat berupa waktu yang telah direncanakan maupun belum direncanakan. Bisa waktu formal pekerjaan dalam meeting atau diskusi atau workshop maupun waktu informal – misalkan makan-makan atau jalan-jalan. Semuanya ini dimaksudkan agar team menjadi lebih erat dan interaksi antar anggota team terlaksana dengan tujuan saat bekerjasama bisa berjalan lebih baik. Tidak perlu tabu dengan adanya ide-ide kreatif atau terlihat sedikit nyentrik dalam rangka mempererat hubungan ini.

Dengan adanya cukup waktu bersama ini, setiap anggota team diharapkan bertumbuh, baik secara individu maupun juga secara team.

Penerapan Cara Kerja Positif dan Berdasarkan Kinerja

Galilah pengaruh positif dari feedback, penghargaan, teguran, hukuman, balas jasa dan hadiah berdasarkan kinerja, bukan berdasarkan personality ataupun hubungan persaudaraan. Penerapa cara kerja yang positif, bahkan termasuk jika seseorang dengan kinerja rendah diberikan dorongan, arahan, teguran yang membangun akan membentuk team yang tangguh dan mampu bekerja dengan baik dalam situasi apapun.

Penerapan cara kerja positif memandang bahwa setiap anggota team mempunyai potensi yang dapat dikembangkan dan merupakan tugas dari Pemimpin untuk mengembangkan potensi tersebut demi kepentingan bersama.

Kepada yang berkinerja tinggi, berikan pujian dan penghargaan, sambil tetap menjaga karakter yang benar dan tidak sombong.

Kepada yang berkinerja rendah, tentu akan berbeda reward yang diberikan, lebih rendah. Dan jikalau ada kesalahan, maka jangan didiamkan, namun perlu disampaikan dan diambil tindakan untuk dilakukan corrective action.

Pastikan bahwa jika Anda menegur berdasarkan fakta-fakta yang jelas, bukan karena kepribadiannya namun karena hasil pekerjaannya ataupun karakter yang negative terkait dengan pekerjaan, jadi bukan atas dasar suka atau tidak suka.

Misalkan kepada anggota team yang sulit atau kurang bisa berbicara dan menyampaikan pendapat, berikan kesempatan untuk berbicara, latih supaya bisa berbicara, hal-hal semacam ini akan mengencourage anggota team untuk memberikan kontribusi lebih baik secara berkesinambungan.
Beberapa metode yang juga dapat dilakukan:

·    Fokus kepada pengembangan dan kinerja. Jadikan kerjasama sebagai hal penting dalam pekerjaan, bagian penting dalam berbisnis dan dalam cara kita berinteraksi dengan yang lain.

·   Gunakan perangkat-perangkat kepemimpinan, seperti: coaching, counseling, mentoring, tutoring, and konsentrasi bagaimana caranya untuk  meningkatkan kinerja daripada mencari kesalahan.

·    Gunakan informal proses, seperti cara berkomunikasi,  menunjukkan penghormatan, menghargai dan bahkan merayakan jika tercapai keberhasilan mereka.

·      Anda harus menunjukkan commitment, loyalty, kebanggaan, dan kepercayaan kepada team Anda.

·    Jika berhasil, jangan tujukan kepada diri sendiri, namun tujukan itu sebagai pencapaian team - Share the credit (karena memang sebenarnya demikian!).

·     Bentuklah sub komite untuk area-area penting dan berikan wewenang untuk pengambilan keputusan.

·    Secara bergantian berikan kesempatan kepada anggota team untuk memimpin atau memfasilitasi meeting.

·    Pada saat meeting atau berdiskusi, dengarkan dahulu, jangan langsung menuju kesimpulan, dengarkan informasi dari yang lain secara memadai.

- Jelas pada saat menyampaikan sesuatu, apakah hal tersebut merupakan pendapat perusahaan/manajemen, pendapat team keseluruhan atau pendapat pribadi.

Seorang pemimpin yang baik akan memberikan inspirasi kepada teamnya, namun kemudian tidak berhenti sampai disitu saja, anggota team yang terinspirasi ini juga menjadi inspirasi bagi yang lainnya sehingga akhirnya team itu sendiri menjadi inspirasi secara keseluruhan. Tentu saja itu harus ada yang memulai. Siapa? Anda!

Anda harus memulainya dan menjadi katalisator bagi team, membawa team kepada tingkat yang diharapkan, awal mulanya bisa demikian, namun pada suatu titik tertentu diharapkan anggota team berkembang dan menjadi lebih dewasa sehingga berpengaruh kepada team secara keseluruhan

Beberapa Elemen Umum

Tujuan Team – Walaupun team Anda mempunyai beberapa tujuan, namun harus ada 2 atau 3 tujuan yang menonjol, tidak boleh terlalu banyak. Misalnya untuk meningkatkan produktifitas 20% dibandingkan tahun sebelumnya, atau Memangkas biaya produksi 10% tanpa adanya pengorbanan atas pendapatan karyawan. Semua harus komitmern untuk mencapai tujuan tersebut.

Partisipasi produktif dari anggoita team – mempunyai 4 level:

1.      Kontribusi data dan pengetahuan

2.      Mensharekan proses pengambiulan keputusan dan cara mencapai consensus

3.      Membuat keputusan

4.      Membuat keputusan bersama dijalankan

Komunikasi – Terbuka, jujur, pertukaran, informasi yang efektif diantara anggota.
Kepercayaan – Terbuka terhadap masukan dan kritikan serta percaya kepada anggota lainnya.
Rasa kepemilikan – Ikatan yang membuat komitmen bersama atas adanya tujuan bersama dalam suatu team.
Perbedaan – Hal ini harus diapndang sebagai asset, bukannya saling membedakan dan dipersepsikan negative, namun dipergunakan sebaik-baiknya sehingga menciptakan adanya sinergi.
Kreatifitas dan Berani mengambil risiko – Jangan takut mengambil risiko, dimana tentu saja dengan pertimbangan. Kreatifitas membuat hidup dan pekerjaan jadi lebih menarik.
Evaluasi – kemampuan untuk mengevaluasi, termasuk kepada diri sendiri dan proses yang berjalan atau hasil yang lebih rendah dari yang diharapkan, ini meningkatkan kemampuan mengoreksi diri dan memperbaiki sehingga kedepamnnya hasil yang dicapai lebih baik. (bahkan untuk sesuatu yang berhasil pun harus dilakukan evaluasi)
Kemampuan beradaptasi dengan perubahan – Cukup fleksibel dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan.
Kepemimpinan – Setiap orang harus menghargai kepemimpinan yang ada dan mengembangkan kepemimpinan baik bagi dirinya maupun teamnya, saling mendukung.

 

Bernhard Sumbayak
Founder & Chairman Vibizconsulting

BS & PS/IC/vibizmanagement.com